Projektassistenz und Office Management (m/w/d)

Gestalten Sie eine Zukunft mit Sinn bei Arup in München

Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als  Projektassistenz (m/w/d) in Teil- oder Vollzeit für unseren Standort in München.

Als Projektassistenz (m/w/d) bei Arup agieren Sie:

• als Ansprechpartner*in für das gesamte Team bei allen projektbezogenen und administrativen Aufgaben u. a.:

  o   Reise-, Spesen- und Terminmanagement für das Team

  o   Rechnungsstellung

  o   Dokumentenmanagement

  o   Projektkommunikation in Deutsch und Englisch

  o   Projektreporting an Kunden

• eigenständig und zuverlässig sowohl im Empfangsbereich als auch in der Veranstaltungsorganisation, und übernehmen u.a. die folgenden Aufgaben:

  • Erste Anlaufstelle für unsere Besucher*innen

  • Ansprechpartner*in für die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter*innen zu operativen Bürothemen

  • Organisation des operativen Betriebs unseres Büros, Koordination externer Dienstleister, Bestellung von Verbrauchsmaterial und organisatorische Unterstützung bei Um- und Ausbauten im Bürobereich

  • Organisation des Betrieblichen Gesundheitsmanagement (eigenverantwortlich oder in enger Zusammenarbeit mit unserem Health & Safety Team)

  • Unterstützung beim Onboarding neuer Kollegen*innen

  • Unterstützung der Kolleg*innen aus dem Assistenzbereich

Inspiriert Sie diese Rolle?

Niemand ist perfekt und alle Karrierewege verlaufen anders. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, auch wenn Sie nicht alle unserer Anforderungen erfüllen:

• Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder alternativ für die Baubranche relevanten Ausbildung

• Sie verfügen über mehrjährige Berufspraxis in einer vergleichbaren Position

• Sie sind routiniert im Umgang mit MS Office, besonders in Powerpoint und Excel

• Sie verfügen über exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sie zeichnet ein gewissenhafter Arbeitsstil, freundliche Kommunikation und offenes und selbstbewusstes Auftreten gegenüber Kolleg*innen und Kund*innen uns

Warum Arup?

Bei Arup investieren wir in unsere Mitarbeitenden und unterstützen ihre Entwicklung vom ersten Tag an. Als Unternehmen, das sich im Besitz einer Stiftung befindet, werden wir von unseren Zielen und Werten angetrieben und schaffen ein kooperatives und lohnendes Umfeld für unsere Mitarbeitenden.

Vorteile, die für Sie arbeiten:

• Berufliche Weiterentwicklung: Profitieren Sie von kontinuierlichen Lernmöglichkeiten, Schulungsprogrammen und Mentoring, um Ihre Fähigkeiten zu erweitern und Ihre Karriere bei Arup voranzutreiben.

• Globale Möglichkeiten: Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen auf der ganzen Welt zusammen und loten Sie Möglichkeiten für kurz- oder langfristige Einsätze in anderen Arup-Büros und Projektstandorten aus.

• Finanzielles Wohlergehen und Miteigentum: Sie erhalten ein wettbewerbsfähiges Einstiegsgehalt und Sozialleistungen und partizipieren am Erfolg von Arup durch unser globales Gewinnbeteiligungsprogramm.

• Flexibles Arbeiten: Die Wahl zwischen Voll- oder Teilzeitmodell, bis zu 3 Tage die Woche im Homeoffice und bis zu 20 Tage pro Jahr aus einem anderen Land zu arbeiten.

• Wohlbefinden & Familie: Betriebliche Altersvorsorge, Berufsunfähigkeitsversicherung, Mobilität (z.B. Swapfiets Leihfahrrad), Kitazuschuss mit bis zu 150 Euro im Monat und in Berlin bieten wir außerdem bei Bedarf einen Kitaplatz bei unserem Kooperationspartner an.

Bei Arup gehören Sie zu einem außergewöhnlichen Kollektiv, in dem Individualität gefördert wird. Unsere Stärke liegt in der Art und Weise, wie wir unsere vielfältigen Erfahrungen, Perspektiven und Ideen respektieren, teilen und miteinander verbinden. Sie werden die Möglichkeit haben, gesellschaftlich nützliche Arbeit zu leisten, die Sinn stiftet - für Arup, für Ihre Karriere und für die Kunden und Menschen, für die wir unsere Leistungen erbringen.

Wir setzen auf Chancengleichheit und auf einen Arbeitsplatz, der die Vielfalt der Welt um uns herum widerspiegelt. Wir fördern aktiv eine Kultur der Inklusion, in der sich alle willkommen, respektiert und wertgeschätzt fühlen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von talentierten Personen aus allen Bereichen, unabhängig von Alter (innerhalb der gesetzlichen Grenzen), Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, sexueller Orientierung oder anderen geschützten Merkmalen. Wir sind bestrebt, unser Einstellungsverfahren und unsere Arbeitsplätze barrierefrei zu gestalten. Wenn Sie Unterstützung oder Anpassungen benötigen, besuchen Sie bitte unsere Seite Bewerbersupport, um Kontaktinformationen und Unterstützung zu erhalten. Wir helfen Ihnen gern.

Möchten Sie gemeinsam mit uns eine bessere Welt gestalten?

Bewerben Sie sich hier.